Май 2015 год. 6 команд по 18 человек: синие, красные, желтые, зеленые, оранжевые и темно-синие. Все команды очень разные, многие даже не знали, что ожидать от этого корпоративного выезда. Что будет: отдых и развлечения, или труд и обучение?
Так и я, бизнес-тренер Глеб Смирнов со своими коллегами, которым выпало вести курсы по различным бизнес-тематикам, не знал до конца своей роли: толи я буду частью развлекательной, толи обучающей программы.
Но такие мысли у меня, да и, наверное, у всех участников были ровно до старта программы. А далее начало приходить понимание уникальности корпоративной культуры компании «Восток Сервис».
Я понял, что для настоящего члена команды компании «Восток Сервис» работа, развитие, развлечение и соревнование – это не разные стороны жизни, не связанные друг с другом – это его собственный стиль жизни. И первыми в этом темпе, в этом формате, живут и действуют члены команды ТОП («Дрим Тим»).
Каждая команда шла к цели каждую секунду: соревнуемся – живем, учимся – живем, отдыхаем – живем!
Но говорить обо всем сегодня я не буду, скорее хотел поделиться своими наблюдениями по командам на моём тренинге по Управлению временем:
Тренинг по Таймменеджменту в корпоративном формате – это всегда не просто, ведь каждый сотрудник искренне верит, что он-то выкладывается на работе «по полной»: делает много, все дела важные, все дела срочные и, конечно, только он сам их может сделать хорошо. И когда в ходе тренинга от меня появляется статистика, что в среднем человек работает 2-3 часа в день – все сразу говорят: «Другие – может быть, но я-то «впахиваю» по 8-10-12 часов в день». А дальше на тренинге нас поджидают ещё и ещё провокации:
- … работать надо не по 10-12 часов, а головой (звучит цитата Стивена Джобса)
- А важнейшими вопросами для тренинга становятся 2: «Сколько вам осталось?» и «Что вы успеете за это время?»
Что реально удивило и порадовало во всех 6 командах по 18 человек – это не пустое и никому не нужное сопротивление в ответ на провокации, – это готовность искать вместе с тренером и командой ответы на эти сложные и неудобные вопросы.
Да, мы с командами смогли посчитать сколько нам осталось, мы смогли понять какие алгоритмы и инструменты смогут позволить нам быть эффективнее в нашей профессиональной и личной жизни. И все участники в финале тренинга смогли сделать правильные выводы. Я уверен, что участники тренинга, даже если используют полученные знания на 10-15%, то они смогут сберечь дополнительно 1,5-2 часа своей жизни и потратить их с пользой.
Но чтобы Таймменеджмент работал по-настоящему хорошо, намного правильнее всем, а не единицам, использовать его принципы. Поэтому позвольте поделиться частью нашего тренинга и с вами.
Для начала хочу Вам рассказать небольшую притчу: «В Океании живёт народ, у которого особое отношение к возрасту. Каждому рождённому назначается возраст 60.И каждый год не прибавляют по году, а отнимают. Человек живёт, понимая, сколько ему осталось. Если человеку удалось пережить 60 лет, то его считают дважды рождённым и прибавляют 10 лет».
Время – ресурс конечный. Нам необходимо грамотно управлять им.
Спросите у себя, как часто Вы успеваете сделать все дела, запланированные на день, причем сделать их вовремя. Уверен, что найдется много людей, которые ответят, что удается это далеко не всегда. Почему это происходит? Каждый из нас найдет массу причин: незапланированные совещания, новые вводные и т.п. На самом деле, в большинстве случаев виноваты так называемые “ловушки времени”, в которые мы с Вами попадаем. Что такое “ловушки времени” и как с ними работать мы и рассмотрим далее. И от того насколько быстро мы научимся распознавать “ловушки времени” и не попадать в них зависит наша личная эффективность.
Пугливый Страус
Мы часто сами у себя сопротивляемся и переживаем, когда сталкиваемся с проблемой. Мы сами у себя отнимаем время. Мы ходим по кругу, но не хотим что-то менять в своей жизни. То есть сопротивляемся тем изменениям, которые могут решить проблему.
Как это сопротивление в себе заметить? И что с этим делать? Есть хорошая иллюстрация наших переживаний. Их можно представить, как комикс:
1. Сначала у нас все хорошо. Мы спокойно себе живем. Ни о чем не переживаем…
2. Вдруг возникает проблема. Например, дома начали отклеиваться обои – скоро нужно делать ремонт. Первая наша реакция – «спрятать голову в песок как страус».
3. Но скоро проблема усугубляется. Мы уже не можем игнорировать. Например, уже отвалились обои, плинтуса и скоро рухнет люстра. Возникает вторая реакция – паника.
4. Обе эти реакции, по сути, являются бегством от проблемы. Единственный возможный выход собрать все свои силы и совершить прорыв. И вот мы уже идем на рынок покупать обои. Как раз на этом этапе мы ответственно заявляем о начале ремонта! Это и есть изменения, которые решают проблему.
Этот комикс работает всегда. Каждый человек проходит все 4 состояния. Успешные люди проходят их быстро. У них больше времени остается на решение проблемы. Но есть и те, кто предпочитают зависать в состояниях «страуса» и «паники». Иногда даже чередуют их. Наверняка Вы сейчас вспомнили кого-то из своих сотрудников.
С помощью этого комикса Вы сможете научить подчиненных выходить из «эмоциональной ловушки времени». Чем быстрее Вы решите что-то изменить, тем меньше сил и времени уйдет впустую.
Чужие цели
Также много времени у нас уходит на то, чтобы реализовывать чужие цели. То есть тратить время на дела, которые на самом деле Вам не нужны и не являются Вашими.
Пока Мы идем к чужим целям, нам и в голову не приходит, что нужно идти в другую сторону. Но, когда мы это понимаем, становится уже поздно. Приходится возвращаться на правильный путь. Такой «жизненный крюк» может забрать годы!
Например, есть такой распространенный стереотип: для того чтобы быть успешным бизнесменом, необходимо сначала получить диплом MBA. Это как раз та ловушка, в которой можно оставить большое количество своих денег и времени. Это навязанные обществом цели, которые Вам не обязательно нужны, чтобы быть успешным.
Или, например, такой стереотип: чтобы открыть свое дело обязательно нужно сначала поработать несколько лет в компании из этой отрасли. Разве это обязательно?».
«Если Вы идете путем достижения чужих целей, то Вы потратите много времени, возвращаясь на путь к тому, что Вам действительно необходимо. Будьте внимательны к тем делам, которые Вы совершаете. Выполнение этих дел должно приближать Вас к Вашим целям, а не удалять». Перестаньте тратить время на достижение чужих целей! Используйте его для решения своих целей.
Чужие обезьянки
Когда Вы следуете своим целям, важно не вешать на себя задачи своих подчиненных.
У Ваших подчиненных, как и у Вас, есть задачи. У каждого свои! Они похожи на обезьянок. Активные и требующие внимания. Когда Ваши сотрудники сами ухаживают за своими обезьянками – Вам это не мешает.
Как только сотрудник не может или не хочет сам выполнить свои задачи, он старается пересадить эту обезьянку на Ваши плечи. Если Вы соглашаетесь, это занимает Ваше время. А если у Вас много таких сотрудников?
Например, один из Ваших сотрудников должен выслать коммерческое предложение клиентам. Он не успел это сделать сам до выходных. В пятницу вечером он звонит Вам. И просит Вас помочь ему это сделать, потому что нужно срочно.
С одной стороны – это не сложно. Но представьте себе, что каждый из сотрудников попросил о небольшой помощи в выполнении несложных дел.
И теперь у Вас много чужих обезьянок. Вопрос: «Кто будет отдыхать на выходных, а кто возиться с обезьянками?».
Задачи Ваших подчиненных как обезьянки мешают Вам. Возвращайте обезьянок их хозяевам! Если вы возитесь с чужими обезьянками – Вы теряете время. Давайте от чужих целей и обезьянок перейдем к своим целям, своим делам.
Методика АБВГ / Матрица Эйзенхауэра
Для планирования рабочего времени вы можете использовать методику «АБВГ» (по-другому “Матрица Эйзенхауэра”).
Принцип “АБВГ” базируется на том, что все действия обладают характеристиками срочности и важности. Опираясь на эти характеристики, легко распределить дела в матрицу приоритетов.
Те дела, от которых вы не смогли отказаться и обязательно сделаете утром, принадлежат к категории «важных и срочных», это категория А. Те дела, от которых вы отказались, но собираетесь выполнить – «важные и не срочные» и относятся к категории Б. Те дела, которые вы делегировали, скорее всего, относятся к «не важным и срочным», это категория В. А дела, от которых вы отказались и не собираетесь сегодня делать, относятся к «не срочным и не важным». Это категория Г.
Признаки, по которым мероприятия можно отнести к ВАЖНЫМ:
- большой плюс /мероприятия дают значительный выигрыш; решаем одно мероприятие и быстро продвигаемся к цели/
- большой минус /если посредством мероприятия нейтрализуется крупная проблема; бывают мероприятия, которые выигрыша не дают, но нейтрализуют крупную проблему/ «затычка» /мероприятие, которое не дает выигрыша, но запускает работу контрагентов внешних подрядчиков/
- «только Я» /если выполнение требует личного участия руководителя/
Признаки, по которым мероприятия можно отнести к СРОЧНЫМ:
- если мероприятие нельзя выполнить завтра
- срочность 1 категории – выполнить немедленно, потому что наиболее благоприятный период
- срочность 2 категории – нельзя отложить, иначе плохо /«пожар»/
Такая схема является хорошей основой для планирования рабочего времени! Идеальным вариантом в планировании рабочего дня является: если большинство дел у Вас находится в категории «Б» – это отличное планирование!
Наличие не более 3-4 дел в категории «А» – «срочных – важных» действий. Если их больше необходимо скорректировать план так, чтобы часть этих дел перевести в категорию «Б» – «важных, но не срочных». Дела из категории «В» надо стараться сокращать.
А от дел из категории «Г» необходимо отказаться».
Съесть слона
Что делать, если рабочая задача очень большая? Как правило, такая задача требует много времени. Вспомните, какие это могут быть рабочие дела? И такие задачи мы называем слонами. Как Вы будете «есть» слона!?
Правильно – по кусочкам! В этой английской шутке – огромный смысл. Суперсложные задачи легче всего решать по частям. Слона надо разделить на удобные бифштексы. Только так можно его съесть!
Потеря информации
Вы помните такую детскую игру – «испорченный телефончик»? Фраза ведущего изменяется до неузнаваемости от игрока к игроку. Последний игрок говорит, как правило, уже совершенно другую фразу.
Процесс обмена информацией происходит так же и в жизни. Внимание:
- Из 100% мыслей человек может выразить словами только 80%
- Из того, что Вы сказали, Ваш собеседник услышит только 60% смысла.
- А то, как он понял эту информацию, верно лишь на 40%»
Если Вы вовремя уточняете слова собеседника, то можете сохранить не 40%, а 80% информации.
Как правильно уточнять информацию?
- Тщательно сформулируйте вопрос, задавайте вопросы только по существу.
- Активно слушайте, пусть Ваш собеседник больше говорит, объясняет.
- Не задавайте два вопроса подряд.
- Делайте паузы.
- Не удовлетворяйтесь быстрым и коротким ответом, переспрашивайте.
Чтобы лишний раз не переделывать работу, приложите усилия для уточнения информации. Убедитесь, что Вы все правильно поняли.
Давайте рассмотрим несколько приемов активного слушания. Они помогут Вам правильно и полно получать, и передавать информацию. Это сэкономит Ваше время! Техника активного слушания состоит в применении ряда приемов, стимулирующих собеседника дать Вам больше информации по интересующему Вас вопросу и высказать собственное мнение. Для этого Вы можете применять следующие приемы:
- Используйте прием «поддакивание». В тот момент, когда Вы слушаете собеседника, показывайте внимание собеседнику с помощью согласия: «да» и «угу»;
- Повторяйте своими словами смысл сказанного собеседником, например: «Если я вас правильно понял, то…», «Вы хотите сказать, что…», «Другими словами можно сказать, что…»;
- Задавайте больше открытых вопросов, например: Как? Кто? Что? Открытый вопрос таков, что требует развернутого ответа.
- Дословно повторяйте сказанное Вашим собеседником. Так он убедится, что Вы его правильно поняли.
Чтобы правильно и полно с первого раза получать информацию от клиентов, партнеров или сотрудников, пользуйтесь приемами активного слушания. В нашем мире, безусловно, важно внимательно относится к информации. Это помогает Вам делать Ваш бизнес успешнее. Я надеюсь, что эти техники помогут Вам в этом.
Притча о камнях
Есть хорошая притча о том, как правильно расставлять приоритеты. Если Вы умеете использовать время и двигаетесь к своим целям, то вам будет понятна следующая притча.
Этот прием Вы также можете использовать, объясняя важность расстановки жизненных приоритетов во времени сотрудникам.
Притча о камнях:
«Профессор философии, стоя перед своей аудиторией, взял стеклянную банку и наполнил её крупными камнями. В конце спросил студентов, полна ли банка? Ответили: «Да, полна».
Тогда профессор высыпал горошек в банку с камнями. Горошек занял свободное место между ними. Ещё раз спросил студентов, полна ли банка? Ответили: «Да, полна».
Тогда профессор высыпал песок в банку. Естественно, песок занял полностью существующее свободное место и всё закрыл. Ещё раз спросил он студентов, полна ли банка? Ответили и на этот раз однозначно: «Да, она полна».
Тогда из-под стола профессор достал кружку с водой и вылил её в банку до последней капли, размачивая песок. Студенты смеялись.
“А сейчас я хочу, чтобы Вы поняли, что банка — это Ваша жизнь.
Камни — это важнейшие вещи Вашей жизни: семья, здоровье, друзья, свои дети — всё то, что необходимо, чтобы Ваша жизнь всё-таки оставалась полной даже в случае, если всё остальное потеряется.
Горошек — это вещи, которые лично для Вас стали важными: работа, дом, автомобиль.
Песок — это всё остальное, мелочи. Если сначала наполнить банку песком, не останется места, где могли бы разместиться горошек и камни.
И так же в Вашей жизни, если тратить всё время и всю энергию на мелочи, не остаётся места для важнейших вещей.
Занимайтесь тем, что Вам приносит счастье: играйте с Вашими детьми, уделяйте время супругам, встречайтесь с друзьями. Всегда будет ещё время, чтобы поработать, заняться уборкой дома, починить и помыть автомобиль. Занимайтесь, прежде всего, камнями, то есть самыми важными вещами в жизни! Определите Ваши приоритеты: остальное — это только песок”. Тогда одна студентка подняла руку и спросила профессора, какое значение имеет вода? Профессор улыбнулся. — Я рад, что Вы спросили меня об этом.
Я это сделал просто, чтобы доказать Вам, что, как бы ни была Ваша жизнь заполнена, всегда ещё есть немного места для праздного безделья».
Заключение
Я очень надеюсь, что для каждого читателя эта статья оказалась полезна также, как и знания, полученные вашими коллегами на тренинге. Давайте беречь наше время!
С Уважением и наилучшими пожеланиями, Глеб Смирнов, ведущий бизнес-консультант Группы компаний Алмаз.